Работа с реестром отгрузок


Реестр отгрузок — электронный или бумажный документ, где зафиксированы все товары, готовые к отгрузке. Его нужно предоставить на складе при отгрузке товара или показать курьеру. С его помощью на складе идентифицируют заказы. 

В разделе «Реестры отгрузок» хранятся все реестры, которые были сформированы на этапе комплектации товара. Вы можете:

  • скачать электронный или бумажный реестр,
  • проверить статус приёмки заказов,
  • узнать тип документа: бумажный или электронный реестр.


Электронный реестр — основной документ. Бумажный вариант формируется, если по техническим причинам не удалось создать электронный.


  • изменить дату отгрузки и количество грузовых мест,
  • отменить заказ, 
  • увидеть, сколько грузовых мест было принято на складе. 

В названии реестра указана дата, в которую требуется отгрузить указанные в нём заказы.



Статусы комплектации и отгрузки товара


Статус

Значение

Готов к отгрузке

Вы успешно создали или обновили реестр. С ним можно приезжать на отгрузку

В процессе приёмки в ППО 

Вы передали поставку на склад, но товар из этого реестра ещё не принят

Принят в ППО без расхождений 

Товар принят на складе. Расхождений между реестром и привезённым товаром нет

Принят в ППО с расхождениями 

Товар принят на складе, но есть расхождения между реестром и привезёнными товарами

Архив 

Старый бумажный реестр, у которого нет электронного варианта

Где можно получить QR-код сформированного реестра отгрузки

Реестр отгрузок формируется на этапе комплектации товара. Все сформированные реестры и маркировочные листы хранятся в разделе «Реестр отгрузок». Вы всегда можете зайти сюда и скачать необходимые для отгрузки документы.

Чтобы получить QR-код электронного реестра:

1. Нажмите Открыть QR-код. Эта кнопка доступна рядом с теми реестрами, заказы которых ещё не отгружены: указаны статусы «Готов к отгрузке» или «В процессе приёмки в ППО».



2. Скачайте или сфотографируйте его.



Если у вас был сформирован электронный реестр, но по какой-то причине QR-код недоступен. Скачайте его бумажную версию и распечатайте в 3 экземплярах.


Как скачать электронный реестр отгрузки

В некоторых случаях вам может понадобиться не QR-код, а бумажный вариант электронного реестра. Чтобы его скачать:

  1. В разделе «Реестр отгрузок» нажмите на строку с нужным реестром. 
  2. В открывшейся карточке справа в верхней части экрана нажмите Скачать реестр. Эта кнопка доступна у реестра, заказы которого ещё не отгружены.



Готово. Если у вас электронный реестр, скачается документ в PDF-формате со всеми электронными подписями. Если вы формировали бумажный реестр, скачается фотография бумажного реестра, которая была сделана при отгрузке.


Как получить подробные данные о заказе

Чтобы получить больше информации о заказе, в карточке реестра нажмите на иконку информации. 

Вы увидите: 

  • дату и время оформления заказа;
  • дату, в которую планируется доставить заказ;
  • дату, когда нужно отгрузить товар; 
  • идентификатор склада отгрузки — номер вашего склада, откуда вы планируете отгружать товар; 
  • сумму заказа с учётом всех скидок;
  • номер доставки, который использует Мегамаркет для всего заказа покупателя, так как в заказе покупателя могут быть товары из нескольких магазинов. Может потребоваться, если вам будут поступать обращения от покупателей.


Как скачать Excel-документ с заказами из реестра

Скачать данные обо всех заказах из реестра


Нажмите Таблица с заказами.



Сформируется Excel-документ со списком заказов и подробными данными о них.

Скачать данные об одном заказе 

1. Выберите один заказ из реестра. Для этого поставьте галочку напротив него. 

2. Нажмите Таблица с заказами.



Как скачать маркировочный лист

Если при комплектации заказа вы не распечатали маркировочные листы (этикетки), вы можете сделать это в разделе «Реестры отгрузок». 

Маркировочный лист — идентификационная этикетка, которую нужно наклеить на каждое грузовое место. На этикетке есть данные, необходимые для доставки.

Для этого:

  1. Выберите нужный заказ или заказы. 
  2. Нажмите Маркировочные листы.



3. Наклейте этикетку на коробку или паллет.



Подробнее о работе с маркировочным листом читайте в инструкции по комплектации.

Как отказаться от отгрузки заказа

Если вы разместили заказ в реестре, но не сможете его отгрузить: 

  1. Выберите нужный заказ.
  2. Нажмите Отменить заказы.

После того как вы отклоните доставку, восстановить заказ невозможно.

Товар, который вы отказались доставлять, пропадёт с сайта Мегамаркета на 24 часа. На следующие сутки система проверит ваш документ с ассортиментом и товар снова появиться на сайте.


Отмены снижают рейтинг продавца.

Как удалить отменённый заказ из реестра

Если вы разместили заказ в реестре, но покупатель от него отказался, отгружать его не нужно. Однако необходимо убрать его из реестра. 

Для этого рядом с заказом нажмите на значок корзины.


Как переместить товар в другой реестр

Если вы разместили заказ в реестре, но не можете его привезти в рамках этой отгрузки, перенесите заказ в другой реестр.

Отгрузка заказов в рамках другого реестра должна быть в тот же день. Если вы перенесёте заказы в реестр, товары которого отгружаются на следующий день или позже, это будет расцениваться как перенос даты отгрузки, и мы начислим штраф и снизим рейтинг.  

Чтобы перенести заказы в другой реестр: 

1. Выберите заказы и нажмите Переместить в другой реестр.



2. Если у вас уже есть реестры с той же датой отгрузки, выберите один из них или создайте новый реестр. Нажмите Переместить.



Если вы уже распечатали и приклеили на грузовое место этикетку, после обновления реестра обязательно распечатайте новую.

Как перекомплектовать заказ

Если у вас изменилось количество грузовых мест или вы хотите по-другому распределить заказы по грузовым местам, нужно также обновить эти изменения в реестре. 

Перекомплектовать заказ можно, если у заказов статус «Готов к отгрузке» или «В процессе приёмки в ППО».  

Чтобы перекомплектовать заказ:

1. Перейдите в карточку реестра и в колонке Номер грузоместа нажмите на иконку шестерёнки.


2. Скорректируйте количество грузовых мест и заказы, которые будут в них находиться. Как разместить товары по нескольким грузовым местам, читайте в статье про комплектацию товара. 

3. Сохраните изменения.


Если вы уже распечатали и приклеили на грузовое место этикетку, после обновления реестра обязательно распечатайте новую.

Как изменить дату отгрузки заказа

Вы можете привезти товар в пункт приёма раньше срока или перенести на более позднюю дату.   

Правила при переносе отгрузки на более позднюю дату:

  1. Отгрузка должна быть не позже, чем через 14 дней после создания заказа.
  2. Перенести дату отгрузки можно не больше чем на 3 дня от ранее установленной даты.

Мы проверяем оба правила и предлагает наименьшее количество дней для переноса. 


Переносить дату отгрузки можно только один раз. За перенос даты отгрузки на более позднее время назначается штраф, и снижается рейтинг продавца. Если вы переносите отгрузку на более ранний срок, штраф не назначается, так как срок доставки заказа до покупателя не меняется.


Чтобы перенести дату отгрузки в разделе Реестры отгрузок:

1. В карточке реестра в колонке Отгрузить нажмите на иконку календаря.

2. Выберите доступную дату для отгрузки заказа.



3. Выберите реестр, в рамках которого будете отгружать заказы или создайте новый.

4. Нажмите Переместить.


Статус «Принят в ППО с расхождениями». Что делать?

Если вы отгрузили товар, но сотрудник пункта приёма выявил, что количество грузовых мест не совпадает с количеством в реестре, недостающие коробки можно довезти. Чтобы это сделать:

1. В разделе Реестры отгрузок выберите заказы, которые хотите довезти. 

2. Нажмите Скопировать в другой реестр.



3. Выберите реестр, в рамках которого будете отгружать заказы или создайте новый. Нажмите Переместить.



Реестр, который вы копировали не изменится, так как товары в нём уже были отгружены и приняты в пункте приёма. Заказ, части которого вы довозили, будет отображаться как в предыдущем реестре, так и в новом.